Retningslinjer for sletning af persondata i elektroniske og manuelle registre som Børn- og Ungehjem Dalen er dataansvarlig for.
Børn- og Ungehjem Dalen behandler personoplysninger elektronisk i forbindelse med personaleadministration og i forbindelse administration og behandling af utilpassede unge under § 43
Om grundlaget for behandling af personoplysninger se Børn- og Ungehjem Dalens oplysning i medfør af artikel 13 og Børn- og Ungehjem Dalens privatliv-og databeskyttelsespolitik.
Behandling af personoplysninger til personaleadministration
Børn- og Ungehjem Dalen sletter personoplysninger, hvis der ikke (længere) er et formål med at opbevare og behandle dem.
Børn- og Ungehjem Dalen har fastsat følgende sletningsfrister for personoplysninger i personaleadministrationen således, at personoplysninger senest slettes:
Sletning af personoplysninger i forbindelse med rekruttering for ansøgere som ikke opnår ansættelse.
Personoplysninger som afgives af ansøgere i forbindelse opfordret eller uopfordret ansøgning opbevares elektronisk således:
Papirbaserede ansøgninger indscannes og opbevares elektronisk i institutionens HR-system.
Papirdokumenter destrueres efter ind scanning.
Børn- og Ungehjem Dalen beder ikke om cpr-nummer i forbindelse med rekruttering.
Personoplysninger om ansøgere i forbindelse med rekruttering slettes senest 6 måneder efter de er modtaget.
Sletning under ansættelsesforholdet – fastansatte, herunder erhvervselever.
Alle dokumenter som indgår i en personalesag opbevares som udgangspunkt under hele ansættelsesforholdet.
Dokumenter som Børn- og Ungehjem Dalen ikke ønsker at opbevare under hele ansættelsesforholdet, slettes løbende efter Børn- og Ungehjem Dalen nærmere skøn.
Eksempler herpå kan være formløse notater, forældede tjenestelister eller andre lignende dokumenter som Børn- og Ungehjem Dalen skønner ikke længere tjener, eller skal tjene, et formål i personaleadministrationen.
Børn- og Ungehjem Dalen bruger kun billeder af ansatte på Børn- og Ungehjem Dalen hjemmeside efter indhentet samtykke. Billeder på hjemmesiden slettes som udgangspunkt ikke, så længe medarbejderen er ansat Børn- og Ungehjem Dalen. Om den registreredes rettigheder og ret til at trække samtykke tilbage og ret til sletning se Børn- og Ungehjem Dalen retningslinjer for håndtering af den registreredes rettigheder.
Sletning af personoplysninger for timelønnede/vikarer
Alle dokumenter som indgår i en personalesag opbevares som udgangspunkt maksimalt i 2 år efter medarbejderens sidste arbejdsdag. Undtaget herfra er dokumenter som efter regnskabslovgivningen skal opbevares i 5 år.
Dokumenter som Børn- og Ungehjem Dalen ikke ønsker at opbevare under hele ansættelsesforholdet, slettes efter Børn- og Ungehjem Dalen nærmere skøn.
Eksempel herpå kan være formløse notater/noter, forældede tjenestelister eller andre tilsvarende dokumenter som lederen skønner ikke længere tjener, eller skal tjene, et formål i personaleadministrationen.
Børn- og Ungehjem Dalen bruger kun billeder af ansatte på Børn- og Ungehjem Dalens hjemmeside efter indhentet samtykke. Billeder på de sociale medier slettes som udgangspunkt ikke. Om den registreredes rettigheder og ret til at trække samtykke tilbage og ret til sletning se Børn- og Ungehjem Dalens retningslinjer for håndtering af den registreredes rettigheder.
Sletning af personoplysninger efter ansættelsesforholdets ophør.
Personoplysninger som indgår i personalemappen slettes 5 år efter den ansatte er fratrådt.
Oplysninger i personalemappen, herunder personoplysninger, som skønnes at kunne blive relevante at gemme i mere end 5 år, slettes efter 10 år.
Eksempler herpå er dokumenter som kan have betydning for en eventuel efterfølgende retssag, f.eks. anlagt af fagforeningen, erstatningssag, arbejdsskader eller andre dokumenter som er nødvendige for at retskrav kan fastlægges, gøres gældende eller forsvares.
Behandling af personoplysninger om unge i forbindelse med opholdet på Børn- og Ungehjem Dalen
Børn- og Ungehjem Dalen sletter personoplysninger hvis der ikke er et formål med at opbevare oplysningerne.
Børn- og Ungehjem Dalen har fastsat følgende sletningsfrister for personoplysninger om unge i relation til opholdet på Børn- og Ungehjem Dalen:
Sletning af personoplysninger i forbindelse med indskrivning/visitation
Personoplysninger som afgives af ansøgere eller handlekommunen på ansøgerens vejene i forbindelse ønske om ophold på Børn- og Ungehjem Dalen opbevares elektronisk således:
Børn- og Ungehjem Dalen ønsker at modtage personoplysninger om Unge elektronisk via sikker mail.
Papirbaserede ansøgninger indscannes og opbevares elektronisk.
Papirdokumenter destrueres efter ind scanning.
Personoplysninger som afgives af ansøgere/handlekommunen i forbindelse med ønske om ophold Børn- og Ungehjem Dalen slettes hurtigst muligt og senest 3 måneder efter at det er afgjort, at Unge ikke skal indskrives på Børn- og Ungehjem Dalen.
Sletning under opholdet på Børn- og Ungehjem Dalen
Alle dokumenter som indgår i en personsag opbevares som udgangspunkt under hele opholdet.
Dokumenter som Børn- og Ungehjem Dalen ikke ønsker at opbevare under hele opholdet, slettes løbende efter Børn- og Ungehjem Dalens nærmere skøn.
Eksempler herpå kan være formløse notater/noter, eller andre tilsvarende dokumenter som ikke er omfattet af Børn- og Ungehjem Dalen dokumentationsforpligtelse og som Børn- og Ungehjem Dalen skønner ikke længere tjener, eller skal tjene, et formål i forbindelse med opholdet.
Børn- og Ungehjem Dalen bruger kun billeder af unge på Børn- og Ungehjem Dalens hjemmeside efter indhentet samtykke. Billeder på Børn- og Ungehjem Dalens hjemmeside slettes som udgangspunkt ikke. Om den registreredes rettigheder og ret til at trække samtykke tilbage og ret til sletning se Børn- og Ungehjem Dalen retningslinjer for håndtering af den registreredes rettigheder.
Sletning af personoplysninger efter at opholdet på Børn- og Ungehjem Dalen er ophørt.
Personoplysninger som indgår i en personsag slettes senest 5 år efter Unge er ophørt/udmeldt/flyttet fra Børn- og Ungehjem Dalen
Hvis handlekommunen via Børn- og Ungehjem Dalens kontrakt med kommunen er pålagt andre slettefrister overholdes disse.
Hvis der indgår personoplysninger i personsagen som er omfattet af andre lovregler om sletning, f.eks. sundhedsloven, følger Børn- og Ungehjem Dalen disse sletteregler.
Oplysninger i personsagen som skønnes at kunne blive relevante at gemme i mere end 5 år, slettes efter 10 år. I dette tilfælde modtager den registrerede meddelelse herom.
Eksempler herpå er dokumenter som kan have betydning for en eventuel efterfølgende retssag, eller andre dokumenter som er nødvendige for at retskrav kan fastlægges, gøres gældende eller forsvares.
| Databeskyttelsesforordningens krav til sletning af personoplysninger:
Det følger af databeskyttelsesforordningens artikel 5. stk., 1. pkt. e, at persondata skal: ”Opbevares på en sådan måde, at det ikke er muligt at identificere de registrerede i et længere tidsrum end det, der er nødvendigt til de formål, hvortil de pågældende persondata behandles…” Det følger af databeskyttelsesforordningens artikel 13. stk. 2., pkt. a. at den dataansvarlige skal oplyse den registrerede om: ”det tidsrum, hvor personoplysningerne vil blive opbevaret, eller hvis dette ikke er muligt, de kriterier, der anvendes til at fastlægge dette tidsrum.” Forordningen fastlægger ikke efter hvilket tidsrum personoplysninger skal slettes. Personoplysninger kan opbevares så længe der er et sagligt formål med opbevaringen og behandlingen.
|